REUNIÃO EFICAZ
Marcia Jaci do Amaral Lins
Um dos grandes problemas de qualquer empresa são as reuniões. È fundamental adotar-se um roteiro racional para conduzir uma reunião de maneira a se obter os melhores resultados, a máxima eficiência e a mínima incidência de crises pessoais.
Sempre, estabelecer horário de inicio e término não ultrapassando o período determinado, com o número de pessoas que estiverem presentes, de acordo com o Regimento.
- Se possível, a presença de uma secretária é conveniente para registro de todas as decisões e orientações, elaborando a Ata da Reunião, um compromisso de todos.
Previamente, prepara-se uma pauta e apresenta ao grupo. Por ordem de prioridade um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal, técnica ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo.
È imprescindível a “Chamada de Pendência”, espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada evitando-se confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades. Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa, tornando-se, automaticamente, um novo compromisso A finalidade da reunião é aumentar a eficiência de cada um, por isso, o papel do Dirigente é esclarecer dúvidas que sobre as responsabilidades de cada um perante as tarefas a serem desempenhadas e comunicar segurança.
O grupo precisa ter a consciência de que:
Pessoas que se sentem bem consigo mesmas produzem bons resultados.
Produtividade é mais do que apenas quantidade de trabalho realizado. É também qualidade.
Ser didático ao máximo em relação a qualquer nova idéia. Uma vez entendida, não é necessário repetir.
Evitar longas falas, sendo objetivo e conciso.
Uma boa reunião ‘e aquela que atinge os objetivos estabelecidos dentro do proposto, ou seja , os assuntos são apresentados, analisados, discutidos , avaliados por todos , e tiradas as conclusões pertinentes e necessárias.
Em Rotary tem-se um modelo de reunião e o tempo ideal para conduzi-la, está em torno de no máximo 75 minutos que devem ser distribuídos da melhor forma possível na seguinte ordem:
Passos Tempo (min.)
Formação da Mesa 04
Saudação e Oração 03
Momento da Presidência 05
Expediente/Secretaria 03
Informação Rotária 03
Comunicações e Propostas 03
Apresentação do Palestrante 03
Palestra 20
Companheirismo (almoço ou jantar) 25
Freqüência e Sociais 03
Encerramento 03
TEMPO TOTAL 75
Marcia Jaci do Amaral Lins
Um dos grandes problemas de qualquer empresa são as reuniões. È fundamental adotar-se um roteiro racional para conduzir uma reunião de maneira a se obter os melhores resultados, a máxima eficiência e a mínima incidência de crises pessoais.
Sempre, estabelecer horário de inicio e término não ultrapassando o período determinado, com o número de pessoas que estiverem presentes, de acordo com o Regimento.
- Se possível, a presença de uma secretária é conveniente para registro de todas as decisões e orientações, elaborando a Ata da Reunião, um compromisso de todos.
Previamente, prepara-se uma pauta e apresenta ao grupo. Por ordem de prioridade um tema concernente ao momento poderá ser colocado em pauta. É conveniente que o dirigente faça as considerações de abertura em função de sua visão pessoal, técnica ou de um direcionamento que deseje dar ao grupo, como um todo.
È imprescindível a “Chamada de Pendência”, espaço da reunião no qual será feita a chamada de todas as pendências que foram estabelecidas como alvos a serem atingidos na última reunião. É preciso que a condução deste momento seja muito organizada evitando-se confusões, discussões desnecessárias ou exposição de vaidades. Os problemas enfrentados por quem assumiu compromisso de tarefas na última reunião são apresentados com o fim de se solicitar orientações, novas idéias e auxílio. Um novo prazo poderá ser solicitado na execução da tarefa, tornando-se, automaticamente, um novo compromisso A finalidade da reunião é aumentar a eficiência de cada um, por isso, o papel do Dirigente é esclarecer dúvidas que sobre as responsabilidades de cada um perante as tarefas a serem desempenhadas e comunicar segurança.
O grupo precisa ter a consciência de que:
Pessoas que se sentem bem consigo mesmas produzem bons resultados.
Produtividade é mais do que apenas quantidade de trabalho realizado. É também qualidade.
Ser didático ao máximo em relação a qualquer nova idéia. Uma vez entendida, não é necessário repetir.
Evitar longas falas, sendo objetivo e conciso.
Uma boa reunião ‘e aquela que atinge os objetivos estabelecidos dentro do proposto, ou seja , os assuntos são apresentados, analisados, discutidos , avaliados por todos , e tiradas as conclusões pertinentes e necessárias.
Em Rotary tem-se um modelo de reunião e o tempo ideal para conduzi-la, está em torno de no máximo 75 minutos que devem ser distribuídos da melhor forma possível na seguinte ordem:
Passos Tempo (min.)
Formação da Mesa 04
Saudação e Oração 03
Momento da Presidência 05
Expediente/Secretaria 03
Informação Rotária 03
Comunicações e Propostas 03
Apresentação do Palestrante 03
Palestra 20
Companheirismo (almoço ou jantar) 25
Freqüência e Sociais 03
Encerramento 03
TEMPO TOTAL 75
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